O zaletach płynących z elektronicznego obiegu dokumentów nie trzeba nikogo przekonywać. Coraz więcej firm decyduje się na jego wdrożenie upatrując w elektronicznym obiegu dokumentów szansy na usprawnienie codziennej pracy z dokumentacją, oszczędność czasu i pieniędzy oraz skuteczne zainicjonowanie udanej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, która jest niezwykle pożądana w dzisiejszych, silnie związanych z nowoczesnymi technologiami czasach. Aby elektroniczny obieg dokumentów w firmie przyniósł wymierne korzyści, niezbędne jest posiadanie odpowiednich narzędzi, które to umożliwią, czyli optymalnie dobranego do potrzeb firmy systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS).
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – dlaczego warto się do niego przekonać?
Pomimo ogromnej popularności, jaką elektroniczny obieg dokumentów cieszy się wśród świadomych, nowoczesnych firm, są przedsiębiorstwa, które nadal zwlekają z jego wprowadzeniem. Głównym powodem ich wahania jest obawa przed początkowymi problemami, chaosem związanym z wdrażaniem zupełnie nowego modelu pracy, oporem pracowników wobec zmiany oraz dodatkowymi kosztami. Wątpliwości te nie są jednak uzasadnione, biorąc pod uwagę rozwój wiedzy w tej dziedzinie, know-how, dobrych praktyk, a przede wszystkim technologii, czyli systemów informatycznych dedykowanych zarządzaniu dokumentacją firmową i umożliwiających usprawnienie, przyspieszenie i uporządkowanie przepływu zadań z tym związanych. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie będzie wtedy prosty i mało problematyczny we wdrożeniu, rozwoju i utrzymaniu; jego obsługa łatwa i intuicyjna a zarząd z pewnością doceni szybki zwrot z inwestycji (ROI, Return on Investment).
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wyeliminowanie większości, najistotniejszych z biznesowego i informatycznego punktu widzenia, problemów związanych z zarządzaniem papierową dokumentacją. Digitalizacja dokumentów i ich przechowywanie – zamiast w fizycznej przestrzeni – w chmurze lub na serwerach firmy sprawia, że przeszukiwanie zasobów jest szybkie i zajmuje mało czasu. Elektroniczne dokumenty są znacznie lepiej chronione przed przypadkowym zgubieniem czy zniszczeniem, a nadawane odgórnie uprawnienia dostępu stoją na straży poufnych, wrażliwych danych, w które wgląd uzyskują jedynie upoważnieni użytkownicy systemu. Wszystkie dokumenty są ponadto łatwo i na równych zasadach dostępne zarówno dla osób pracujących w centrali i w oddziałach firmy, jak i dla wszystkich pracowników wykonujących swoje obowiązki zawodowe zdalnie, z domowych biur.
Paperless office, czyli nowoczesne, uporządkowane biuro bez papieru
Mówiąc o korzyściach elektronicznego obiegu dokumentów, nie sposób nie wspomnieć także o kwestiach ekologicznych i finansowych. Jego wprowadzenie do firmy pozwala skutecznie realizować modną i pożądaną w świecie biznesu koncepcję paperless office, czyli biura bez papieru. Opiera się ona na dążeniu do systematycznej eliminacji z firm papierowych dokumentów, które zupełnie niepotrzebnie wprowadzają do miejsca pracy chaos i nieporządek, zaburzają koncentrację pracowników oraz generują dodatkowe, często bardzo wysokie koszty. Koncepcja paperless office dąży do uzyskania uporządkowanego biura, w którym panuje schludna atmosfera sprzyjająca skupieniu i wydajnej pracy. Wśród piętrzących się na biurkach stosów papierów często niestety znajdują się pisma poufne, zawierające wrażliwe dane czy inne informacje, które powinny być odpowiednio chronione, aby nie narazić firmy czy pracownika na poważne konsekwencje w przypadku ich zniszczenia, zagubienia lub trafienia w niepowołane ręce.
Biuro bez papieru to także biuro proekologiczne, które funkcjonuje w zgodzie ze środowiskiem oraz szanuje jego zasoby. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów realne staje się znaczące ograniczenie zużycia nie tylko samego papieru, ale także energii elektrycznej, tuszu oraz innych materiałów, których nadmierna eksploatacja negatywnie odbija się na środowisku naturalnym. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala więc firmom jeszcze skuteczniej promować swój proekologiczny wizerunek, który jest szczególnie doceniany zarówno w samym środowisku biznesowym, wśród kontrahentów, jak również pracowników.
Nowoczesny i innowacyjny system zarządzania dokumentami
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozostałby jedynie koncepcją, gdyby nie nowoczesne oprogramowanie informatyczne dla biznesu, które pozwala na realizowanie jego idei w praktyce. Mowa tu oczywiście o systemie zarządzania dokumentami, który jest kluczowym narzędziem w obszarze zarządzania dokumentacją biznesową. Podstawowym zadaniem systemu DMS jest digitalizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie pracy z firmowymi dokumentami oraz usprawnienie realizacji wszystkich związanych z nimi zadań i procedur.
Pomimo swojej rozbudowanej, szerokiej funkcjonalności, nowoczesne systemy DMS są rozwiązaniami charakteryzującymi się bardzo prostą i intuicyjną obsługą, mogącymi obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji i łatwo skalowalnymi. Dzięki temu, ich sposób działania może zostać ściśle dostosowany do indywidualnych potrzeb poszczególnych pionów biznesowych oraz wymagań wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza biznesowego. Ogromnym atutem najlepszych spośród rozwiązań tego typu jest także wysoki poziom bezpieczeństwa, pełna audytowalność oraz możliwość sprawowania bieżącej kontroli nad zmianami i modyfikacjami wprowadzanymi przez uprawnionych użytkowników.
Na szczególną uwagę wśród oprogramowania dedykowanego zarządzaniu obiegami dokumentacji i procesami biznesowymi zasługują prawdziwie innowacyjne platformy low-code, pozwalające na tworzenie tzw. aplikacji biznesowych i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów bez kodowania (lub z jego minimalnym zastosowaniem) oraz sprawne i szybkie wdrażanie potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym rezultatem. Ta ostatnia funkcja, dostępna wyłącznie w najlepszych platformach niskokodowych na rynku, umożliwia dostosowywanie istniejących obiegów dokumentów do zmieniających się potrzeb i wymagań, bez ryzyka naruszenia integralności działających procesów lub zaburzenia pracy już wdrożonych aplikacji biznesowych.
Wysokiej klasy platforma low-code jest więc bardzo dobrą opcją zarówno dla firm, które dopiero rozpoczynają podróż ku digitalizacji i automatyzacji obiegu dokumentów, jak również dla tych, które mają w tym zakresie już pewne – lepsze lub gorsze doświadczenia, a szukają pewnych i przyszłościowych rozwiązań w obszarze elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania procesami biznesowymi (z ang. Business Process Management, BPM).
