Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek gromadzić określone dane finansowe dotyczące własnej firmy i dokonywać okresowych sprawozdań i rozliczeń finansowych z organami państwa – w szczególności z fiskusem.
Czym jest księgowość?
Księgowość jest więc jednym z bazowych elementów działalności nawet najmniejszej jednostki rozliczeniowej – na przykład jednoosobowej działalności gospodarczej. Oczywiście, pod pojęciem księgowości kryją się bardzo różne formy rozliczania – począwszy od tych najprostszych, czyli karty podatkowej, ewidencji ryczałtowej czy książki przychodów i rozchodów, aż po pełną księgowość. Ta ostatnia służy przedsiębiorcy już nie tylko do obliczania należnego podatku, lecz jest przede wszystkim narzędziem kontroli przepływów finansowych i stanu oraz rozkładu majątku firmy w danym momencie. Przy czym kontrolę tę sprawuje zarówno właściciel, który wie dokładnie, gdzie i w jaki sposób są ulokowane jego pieniądze, jak i organy podatkowe – te ostatnie otrzymują stosowne dokumenty rozliczeniowe.
Na czym polega prowadzenie pełnej księgowości?
Pełną księgowość określa się najczęściej mianem sformalizowanych, precyzyjnych i rozbudowanych działań mających na celu ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych, dzięki którym możliwe są: kontrola, analiza i generowanie określonych informacji na temat sytuacji firmy w określonym momencie lub na przestrzeni czasu. Formalizacja działań księgowych polega na obwarowaniu jej przepisami prawnymi, narzucającymi sposób zapisu zdarzeń gospodarczych i ich rozliczania. Precyzja działań wiąże się z koniecznością dokumentowania każdej złotówki, która przewinęła się przez firmę. Biorąc pod uwagę dwa pierwsze warunki, trzeci jest ich wynikową – rozbudowanie czynności księgowych jest konieczne w sytuacji skomplikowanych przepływów finansowych, rozbudowanej działalności i znacznego majątku firmy. Prawidłowe i czytelne zapisywanie i przetwarzanie tak licznych i różnorodnych informacji wymaga odpowiednich narzędzi – przede wszystkim stosownych kwalifikacji personelu oraz odpowiedniego oprogramowania. Zwykle nawet najbardziej rozbudowane formuły Excela przestają wystarczać, a ryzyko generowania błędów w wyniku nieprawidłowego użycia formuł wzrasta.
Księgowość w spółce z o.o. – wytyczne ustawowe
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest coraz popularniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Ułatwienia związane z rejestracją spółki przez Internet oraz stosunkowo niski próg startowy dla kapitału firmowego sprawiły, że jest coraz więcej podmiotów preferujących ten typ działalności. Jednak bezwzględnym warunkiem działalności firmy o charakterze spółki z o.o. jest przy tym prowadzenie pełnej księgowości. Wiąże się z tym konieczność corocznego przygotowywania sprawozdania ze swojej działalności w postaci stosownej dokumentacji, czyli:
- bilansu
- rachunku zysków i strat
- innych dokumentów dostarczanych w razie potrzeby.
Co do zasady, prowadzenie pełnej księgowości nie jest zadaniem skomplikowanym, jednak wymaga dużego nakładu pracy. Powiązanie każdej, nawet groszowej operacji finansowej ze stosownymi dokumentami i systematyczne wprowadzanie ich do ksiąg rachunkowych, a następnie bieżąca kontrola i ewentualne korekty są czasochłonne i wymagają dobrej znajomości przepisów podatkowych. Przy rosnącej ilości zdarzeń księgowych mogą pojawiać się trudności, a w dalszej kolejności błędy. To może przedsiębiorcę dużo kosztować, dlatego nie warto doprowadzać do sytuacji, kiedy w księgowości pojawia się chaos.
Outsourcing księgowości doskonałym rozwiązaniem dla spółki z o.o.
Mając wątpliwości co do wydolności prowadzonej dotychczas księgowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto rozważyć przekazanie tych działań firmie zewnętrznej. Outsourcing usług księgowych jest coraz popularniejszy, głównie za sprawą korzystnych relacji finansowych i gwarancyjnych. Wyspecjalizowane firmy oferują profesjonalną i pełną obsługę, zwykle popartą gwarancją ubezpieczenia się od ryzyka błędów, zaś ich usługi kosztują często tyle, co zatrudnienie na etacie rzetelnej i doświadczonej kadry.
